Образец письма о продлении срока предоставления документов в налоговую значительно упростит взаимодействие с налоговиками. Однако отправить документ необходимо весьма оперативно. Согласно существующим нормам, уже на следующий день после запроса о предоставлении документации сообщение этого типа должно быть подписано и направлено в налоговую службу.
ФАЙЛЫ
Когда предоставлять
Согласно Налоговому кодексу (а именно пункту 6 статьи 6.1 и пункту 3 в 93 статье) документация должна быть предоставлена:
- Для поведения выездной и камеральной проверки – не позже 10 дней.
- Для встречной проверки – не позже 5 дней.
Также стоит иметь в виду, что если запрашиваемые бумаги полностью отсутствуют, то сообщение об этом должно быть послано не позже 5 дней с момента запроса. Об этом говорится в 5 пункте 93.1 статьи Налогового кодекса.
Стандартная форма
Для того чтобы взаимодействие было наиболее грамотно организовано, был издан для этого случая Приказ ФНС №ММВ-7-2\34 от 25 января 2017 года.
К нему есть специальное приложение в виде уведомления, то есть письма. Только в такой форме ФНС обратит на послание какое-либо внимание.
Вероятность удовлетворения просьбы, изложенной в письме, будет зависеть от причины задержки предоставления документов, а также причины, по которой они задерживаются.
Интересно, что этот же бланк применяется при невозможности предоставить запрашиваемые документы в принципе, при их отсутствии.
Что должно быть в письме
Оформляется письмо о продлении срока предоставления документов так же, как и всякая деловая переписка. Она обязательно должна содержать реквизиты организации, сотрудники которой ее составляют. Для этого печать лучше производить на фирменном бланке компании. Если такового нет, то в самом верху страницы необходимо указать основные данные: наименование, ИНН, КПП.
Также обязательное требование — указание полного наименования ФНС, должности, фамилии с инициалами сотрудника этого учреждения, которому адресуется письмо.
В представленном образце документа эти два пункта находятся в правом верхнем углу. Вначале – кому предназначено сообщение, затем – от кого. С указанием реквизитов.
Отметим, что указывать ФИО руководителя организации в самом начале нет необходимости. Для регистрации письма в шапку помещают также дату и город.
Основная часть письма
Для того чтобы максимально точно и кратко выразить содержания послания, необходимо в основном тексте после шапки указать:
- Требования и его данные, которые поступили от налоговой. Они включают: его номер, дату составления и получения. При необходимости нужно кратко пересказать тему. Например: «В отношении поставщика».
- В какой срок должны быть предоставлены документы в конкретное подразделение ФНС.
- Уважительную причину, по которой данные не могут быть предоставлены в указанные сроки. Например, сам объем документации. Иногда все запрашиваемые бумаги могут исчисляться тысячами листов, а в штате компании работают всего несколько бухгалтеров, или главный бухгалтер ушел на больничный (с предоставлением больничного листа). Одним словом, причина должна быть веской и изложена четко. Только в этом случае увеличивается шанс удовлетворения просьбы.
- Ссылку на 5 пункт статьи 93.1 НК РФ. В нем говорится о принципиальной возможности такой отсрочки ввиду чрезвычайных причин.
- Просьбу об отсрочке на неопределенный промежуток времени. Чем меньше этот срок (при условии веской причины), тем более благосклонно отнесутся налоговики к посланию.
- Когда будут предоставлены все запрашиваемые документы.
Заканчивается письмо подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Посредством этого документа можно показать свою готовность к конструктивному сотрудничеству с ФНС.
Для того чтобы увеличить вероятность благосклонного отношения к просьбе со стороны ФНС, рекомендуется те документы, которые возможно, все-таки предоставить.
Отправка
Перед отправкой письмо регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы оно точно попало к адресату, бумагу желательно отправить письмом с отметкой о вручении или передать в руки сотруднику ФНС с получением расписки в том, что письмо действительно было принято.
В противном случае, если письмо не дойдет до адресата, организация рискует оказаться в крайне невыгодном положении.
Ответ
Согласно существующим законам, инспектор ФНС, которому адресовано письмо, обязан на него ответить в течение двух рабочих дней. Если ответа не поступило (но есть доказательства в получении), то это повод для претензии со стороны отправителя.
Вообще, время – принципиально важный момент при проведении налоговых проверок. Предоставить все документы необходимо в пятидневный срок.
Но стоит учесть, что ответ необязательно будет удовлетворять отправителя. У ФНС есть право отказать в отсрочке, так что существует вероятность того, что придется укладываться в предусмотренные изначально сроки.
Ответственность
При пропуске срока сдачи документации в ФНС при проведении проверок организация должна понести ответственность. Она выражается в штрафе в виде денежной выплаты в размере 200 руб. за каждый запрашиваемый документ. Об этом четко сказано в 120 статье Налогового кодекса.
Приложения
Для того чтобы придать конкретики сообщению, к нему могут прилагаться различные документы, объясняющие причины задержки. Ими могут быть:
- Больничные листы.
- Копии уведомлений.
- Выписки из положения организации. Например, если документы, согласно ему, хранятся в одном из обособленных подразделений компании.
- Приказы о предоставлении отпуска.
- Выписки из штатного расписания и пр.
Приложения, естественно, должны соответствовать указанным в письме о продлении срока предоставления документации в налоговую причинам. Только так можно верно оформить этот документ.
Каждый предприниматель может столкнуться с ситуацией, когда на своевременное погашение задолженности перед поставщиком за отгруженные товары у него недостаточно денежных средств. Портить отношения с контрагентом нежелательно, поэтому лучше договориться с ним о переносе выплаты долга на более поздний срок, нежели это указано в договоре. Предупредить поставщика о предстоящей задержке перечисления денег можно отправив ему письмо об отсрочке платежа, образец которого можно найти в конце этой статьи.
Какие функции выполняет письмо
Письмо об отсрочке платежа, направляемое поставщику:
Является признанием факта наличия задолженности перед ним.
Подтверждает отсутствие у покупателя намерений скрываться или пытаться оспаривать факт существования неоплаченной поставки продукции.
Подтверждает размер суммы, подлежащей перечислению поставщику.
Подтверждает факт заключения договора между организациями или индивидуальными предпринимателями.
Особенности письма об отсрочке платежа
Письмо об отсрочке платежа оформляют с целью решения возникших проблем при невозможности одного экономического субъекта погасить свои обязательства перед контрагентом. В тексте письма субъект, имеющий неоплаченные поставки товаров, уведомляет своего партнера в том, что в определенные сроки он погасит существующие перед ним обязательства.
Законодательством не установлена типовая форма этого документа. Можно привести лишь рекомендации по структуре письма и основным пунктам, которые должны быть указаны в нем для придания документу юридической силы. Каждая организация может самостоятельно разработать для использования свою типовую форму письма. Желательно оформлять документ на фирменном бланке компании.
Письмо можно отправить как по собственной инициативе должника, так и в ответ на полученную претензию от поставщика. В тексте надо указать, готов ли должник погасить обязательства и начисленные проценты в те сроки, которые указал партнер по бизнесу. Если по каким-либо причинам это невозможно – необходимо указать просьбу о переносе крайнего срока перечисления денежных средств.
Какие пункты должно содержать письмо об отсрочке платежа:
Наименование организации-отправителя (или ИП).
Реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.).
Наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо.
Суть предоставляемой гарантии по оплате имеющейся задолженности.
Реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка продукции.
Констатация факта наличия долга по оплате (суммы обязательно указывают прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку – указывают свое согласие или несогласие с этим.
Ожидаемый срок погашения обязательств.
Письмо об отсрочке платежа должно содержать подпись руководителя юридического лица, желательна и подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.
Структура письма об отсрочке платежа
В правом верхнем углу указывают сведения об отправителе и получателе, дату составления, исходящий номер.
Вводная часть. Здесь следует прописать причину обращения (обычно начинают с фраз «В связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т.п.), цель обращения («Во избежание конфликта», «Для решения вопроса» и др.).
Основная часть. Здесь отправитель высказывает просьбу об отсрочке платежа. Можно использовать фразы «Просим вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме. Если в письме содержится несколько просьб к контрагенту – их указывают отдельными пунктами или абзацами. Если отправитель рассчитывает на получение ответа в определенный срок ему следует корректно обозначить это в тексте документа.
В заключительной части должна присутствовать подпись руководителя организации с расшифровкой.
Стиль письма – деловой.
Просьба или требование должны быть изложены предельно четко и понятно. Сленговые выражения недопустимы.
Предложения должны быть простыми и понятными, без сложных причастных и деепричастных оборотов. Расплывчатые фразы и долгие рассуждения неприемлемы.
При указании ожидаемых сроков погашения обязательств необходимо реально оценивать свои финансовые возможности. Лучше указать этот срок с запасом.
Соглашение об отсрочке платежа
Дополнительное соглашение об отсрочке платежа – это разновидность договора между контрагентами, который устанавливает перенос погашения задолженности на более поздние сроки, нежели это было оговорено ранее составленным договором. Необходимость составления такого документа в случае отсрочки может быть прямо предусмотрена условиями основного договора. Так как отсрочка платежа с точки зрения законодательства является одной из разновидностей кредита – к ней применяются те же законодательные нормы.
Структура соглашения об отсрочке платежа аналогична договору. В вводной части указывают наименования организаций, заключивших соглашение, а также номер основного договора. Затем перечисляют условия об изменении сроков платежа, которые стороны обязуются выполнить. Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Заявление об отсрочке платежа
Среди документов, дающих возможность отсрочить исполнение обязательств должником, следует упомянуть и заявление об отсрочке платежа в налоговую, которое при определенных условиях дает возможность налогоплательщику погасить задолженность перед бюджетом позже установленного срока без каких-либо санкций со стороны налоговиков. Порядок налоговой отсрочки и условия ее предоставления предусмотрены ст. 64 НК РФ. Подробнее о составлении заявления в ИФНС мы рассказывали в этой статье.